Outlook İpuçları: Her Gün Zaman Kazandıran 10 Özellik

Çoğu çalışan gününün önemli bir kısmını e-postalarla geçiriyor. Ancak çoğu kişi Outlook’un pek çok kullanışlı özelliğini hiç keşfetmiyor. Bu yazıda her gün zaman kazandıracak 10 Outlook ipuçları derledik. Böylece gelen kutunuzu daha kısa sürede ve daha düzenli yönetebilirsiniz.

Not: Menü adları klasik Outlook, yeni Outlook ve web sürümü arasında küçük farklılıklar gösterebilir.

E-posta gönderirken işe yarayan Outlook ipuçları

1. Gönderimi zamanlayın

Akşam yazdığınız e-postanın sabah dokuzda gitmesini mi istiyorsunuz? Yeni Outlook’ta Gönder düğmesinin yanındaki oka tıklayın ve Gönderimi zamanla seçeneğini kullanın. Klasik Outlook’ta ise Seçenekler sekmesindeki Teslimi Geciktir komutu aynı işi görür.

2. Gönderimi geri alın

Eki unutmak veya yanlış kişiye yazmak elbette herkesin başına gelir. Yeni Outlook ve Outlook web sürümünde ayarlardan Gönderimi geri al süresini açabilirsiniz. Böylece gönderdikten sonraki birkaç saniye içinde e-postayı geri çekebilirsiniz.

3. Hazır metinler kullanın

Bunun yanında sık yazdığınız yanıtları her seferinde baştan yazmayın. İmzanızın yanında, tekrar eden cevaplar için hazır metin şablonları oluşturabilirsiniz. Ardından bunları tek tıklamayla e-postaya ekleyebilirsiniz.

Gelen kutusunu düzenleyen özellikler

4. Kurallarla e-postaları otomatik taşıyın

İlk olarak belirli bir gönderenden veya konudan gelen e-postaları kendi klasörüne taşıyan kurallar oluşturun. Örneğin tüm fatura e-postaları doğrudan “Faturalar” klasörüne gidebilir. Bu sayede gelen kutunuz yalnızca önemli iletilerle kalır.

5. Hızlı Adımlar oluşturun

Hızlı Adımlar, birden fazla işlemi tek tıklamaya indirir. Örneğin bir e-postayı okundu olarak işaretleyip arşive taşımayı tek bir düğmeye atayabilirsiniz. Özellikle her gün tekrarlanan işler için oldukça kullanışlıdır.

6. Odaklanmış Gelen Kutusu’nu açın

Bu özellik sayesinde Outlook, önemli e-postaları “Odaklanmış”, bültenleri ve otomatik iletileri ise “Diğer” sekmesinde toplar. Böylece önce gerçekten ilgilenmeniz gereken e-postaları görürsünüz.

7. E-postaları erteleyin

Eğer şu an ilgilenemiyorsanız, e-postayı silmek veya unutmak yerine erteleyin. Yeni Outlook’ta Ertele komutuyla seçtiğiniz saatte e-posta tekrar gelen kutunuzun en üstüne gelir.

Aramayı ve takvimi daha akıllı kullanın

8. Arama operatörlerini kullanın

Ayrıca arama kutusuna yalnızca kelime yazmak yerine operatör kullanın. Böylece aradığınızı çok daha hızlı bulursunuz:

• from:ahmet → Ahmet’ten gelen e-postalar
• subject:teklif → Konusunda “teklif” geçenler
• hasattachments:yes → Yalnızca ekli e-postalar

9. E-postayı toplantıya dönüştürün

Örneğin bir e-postayı takvim simgesinin üzerine sürükleyin. Outlook, e-postanın içeriğiyle yeni bir toplantı veya randevu oluşturur. Ayrıca bayrak koyduğunuz e-postalar Microsoft To Do’daki görev listenizde de görünür.

10. Otomatik yanıtları ayarlayın

Ayrıca izne çıkmadan önce otomatik yanıtı açmayı unutmayın. Kurum içi ve kurum dışı kişilere farklı mesajlar yazabilir, başlangıç ve bitiş tarihini önceden belirleyebilirsiniz. Böylece döndüğünüzde kapatmayı da unutmazsınız.

Outlook ipuçları ile daha fazlası

Aslında bu ipuçları, Microsoft 365’in sunduğu imkânların yalnızca küçük bir kısmı. Teams, OneDrive, SharePoint ve Copilot ile birlikte kullanıldığında verimlilik çok daha artar.

Ekibinizle birlikte öğrenmek isterseniz İ-Akademi’nin Microsoft 365 (Office 365) Uzmanlığı eğitimine göz atın. E-postalarınızı yapay zekayla özetlemek ve yanıtlamak için ise Microsoft 365 Copilot eğitimimizi inceleyebilirsiniz. Daha fazla bilgi için Microsoft’un Outlook destek sayfasını ziyaret edebilirsiniz.