Proje Yönetiminde Risk Analizi

Proje risk yönetimi nedir: Projenin şimdiki durumu ve gelecekte oluşabilecek durum ve şartlar göz önünde bulundurarak projenin başarısı ve devamı için risk oluşturabilecek ögelerin tespiti, önlenmesi ve etkilerini azaltmak için alınabilecek tavır, tedbir ve işlemleri toplamına Proje Risk Yönetimi adı verilir.

İlk Adım Risklerin Türü  Belirlemek;

Risk yönetiminin hedefleri, bazı istenmeyen durumların gerçekleşme ihtimallerini minimize edilmesi için alınan önlemlerin belirlenmesi ve felaket  durum kurtarma planlarının hazırlanmasıdır.

Projelerle ilgili olarak olası risklerin bazıları  şunlar olabilir;

• Faz sonların ve/veya proje sonuna zamanında varmamak,
• Bütçeyi aşma riski
• Ürün veya hizmetim tam olarak istenilenle örtüşmemsin,
• İhtiyaçların tam olarak tanımlanmamış olması,
• Hatalı ürün üretmek,
• Üretimde sorun yaşamak,
• Ürün/ hizmetin niteliğinin düşük olması,
• Ürün/hizmetin gelecekte geliştirilebilme özelliğine sahip olmaması,
• Ham maddenin zamanında ulaşmaması,
• Hava şartlarını beklenenden farklı gelişmesi,
• Kaynakların temini konusunda sorun yaşanması,
• Müşteri taleplerinin değişmesi,
• Mevzuat ve kuralların değişmesi,
• …

Riskleri Sınıflandırmak
karşılaşma olanağı olan riskleri tanımlamak, sınıflandırmak ve proje üzerindeki etkisini tahmin etmek proje yöneticisinin önemli görevlerinden biridir. Projenin başarısı için risklerin ortadan kaldırmak, etkilerini azaltmak ve felaket durumu için kurtarma planını hazır halde bulundurmak önem arz eder. Proje yöneticisi yöneteceği riskleri üst yönetime raporlanmalı ve risklerin yönetimi için görev ve sorumlulukları ilgili personele tebliğ etmelidir.

Risk yönetimi özetle risklerin, ortaya çıkma olasılığı ve genel olarak projeye olan etkisini ölçme ve onları  önem seviyesine göre sınıflandırma ve sıralama çalışmasıdır. Bu çalışma düzenli olarak yeniden yapılmalıdır.

•  Acil
•  Çok Riskli
•  Normal
•  Az Riskli
•  Risk Yok

Risklere karşı 4 yöntemden biri seçilir:

Kaçınma : Proje planında değişiklikler yaparak veya projeden tümüyle vaz geçerek riskten kaçmak.
Riski Devretme: Riskin yönetimini başka bir birey veya kuruma devretmek.  Bu yöntemde risk yok edilmemiş olacak, ancak sorumluluk bir başkasına devredilecek. Bu durumda risk yanıtlama planını hazırlamak de riski devralmış olana ait olacak.
Riski Azaltma : Değişik yöntemler kullanılarak riskin ortaya çıkma olasılığını ve/veya proje üzerindeki etkisini azaltmak ve daha az hasarla durumdan kurtarılacak,  için gereken tedbirleri almak. Karşılaşılabilecek riskler tanımlandıktan sonra bu risklerin etkisini veya gerçekleşme olasılıklarını azaltmak için ek önlemler alarak, riske yanıt verme planı oluşturma çalışmasıdır.
Riski Kabullenme : Riski kabul etme de bir yöntem olarak kabul edilebilir. Tüm riskleri tanımlamaya ve önlem almaya çalışmak ciddi bir maliyet oluşturabilir, bu yüzden birtakım riskleri kabul edip oluşturacağız sonuçları kabullenmek de mümkün.  Proje yöneticisi bu riskleri gözlemler ve projeyi etkileme olasılığı değişmeye yüz tuttuğunda başka bir yanıtlama proje yöntemine geçiş yapabilir.

Project Management Body of Knowledge (PMBOK)’a göre  iki farklı şekilde analiz edilmelidir :

1. Nitel Risk Analizi (Qualitative Risk Analysis): Tanımlanmış risklerin ortaya çıkma olasılığı ve proje üzerindeki etkisini incelir ve sıralamada bu bilgiler ve yorumlar kullanılır.
   Nitel risk analizini yapabilmek adına risk yanıtlama planına, tanımlanmış risklerin tarifi, olasılık ve etki ölçeklemesine ve projenin en başında tanımlanan varsayımalara ihtiyacınız vardır. Risk olasılık ve etki analizi, olasılık / etki matrisi oluşturma, varsayımların incelenmesi, verilerin sıralanması, … teknikler kullanarak, projenin genel risk tehdit sıralaması, risklerin eğilimleri ve önleme fikirlerini ortaya çıkarabilirsiniz.
2. Nicel Risk Analizi (Quantitative Risk Analysis): Kurumun geçmişi ve proje yöneticilerinin tecrübelerinden yola çıkarak riskler ve etkilerini gösteren sayısal değerlerle risklerin doğurabilecek istenmeyen durumlar belirlenir.