Hibrit Çalışma Ortamında Excel Nasıl Kullanılır?

Hibrit çalışma, yakın zamanda ortadan kalkmayacak bir iş yeri trendi haline gelmiştir. Teknolojik uyumun gerekliliği ile işletmeler, dağınık çalışan konumları ve programları aracılığıyla bile sorunsuz operasyonlar sağlamalıdır.

Excel 30 yılı aşkın bir süredir kullanılmaktadır ve veri organizasyonundan iş büyümesine kadar işyeri görevleri ve işlemleri için kullanışlı ve sağlam bir araç olmaya devam etmektedir. Ancak hibrit bir işyerinde Excel’i yine de etkili bir şekilde kullanabilir misiniz?

Bu yazımızda, ofisten hibrit çalışma modellerine geçişten kaynaklanan birkaç yaygın sorunu ve üretkenliği ve etkinliği en üst düzeye çıkarmak için Excel’in hibrit bir işyerinde nasıl kullanılacağına ilişkin bazı ipuçlarını ve püf noktalarını ele alacağız.

Hibrit Çalışma Ortamları

Hibrit bir çalışma modeli, çalışanların çalışma haftalarının bir kısmını (evden) uzaktan çalışarak ve geri kalanını ofiste geçirebilecekleri esneklik sağlar. Farklı çalışanların, sosyal mesafe gerekliliklerini veya basit ofis işlemlerini karşılamak için farklı ofis ve ev programları olabilir.

Çalışanlar daha fazla iş-yaşam dengesi buldukça, birçok işveren hibrit modellerde daha yüksek işyeri morali bildiriyor. Yemek pişirmek, işe gidip gelmeden gün içinde daha fazla zaman bulmak ve basit ev konforu, hepsi daha kapsamlı bir iş deneyimi sağlar. Ancak hibrit çalışma, birkaç zorlukla birlikte gelir:

Katılım ve İşbirliği Eksikliği

Görüntülü aramalar ve e-postalar, birinin çalışmasının tanınmasını her zaman uygun şekilde sağlamaz. Bir çalışan utangaç veya daha içe dönükse, evden çalışırken kendilerini daha izole hissedebilirler. Kapsayıcılık eksikliği de etkili işbirliğine engel teşkil edebilir.

Erişim

Hibrit bir modelde, bazı çalışanların ofisteki biriyle aynı kaynaklara veya materyallere erişimi olmayabilir. Herkesin aynı fikirde olmasını sağlamak için işletmeler, uzaktan çalışan tüm ekip üyelerinin ofisteki ekip üyeleriyle aynı belgeleri ve programları görüntüleyebilmesini veya bunlara erişebilmesini sağlamak için ekstra özen göstermelidir.

Teknoloji

Birçok şirket, daha sorunsuz bir hibrit iş deneyimini teşvik etmek için yeni teknolojiyi tanıttı. Ancak yeni teknoloji ile artan öğrenme eğrileri ve hangi teknolojinin gerekli olup olmadığı konusunda kafa karışıklığı geliyor. Çalışanlar, yeni teknolojilere çok fazla zaman harcarlarsa, bağlantı sorunları, BT desteği sorunları ve üretkenlik eksikliği ile karşılaşabilirler.

Güvenlik

Hibrit bir çalışma modelini benimserken son iki yılda bir güvenlik ihlali bildiren şirketlerin %90’ının gördüğü gibi, ofisi eve getirmek güvenlik riskleri barındırıyor.

Hibrit çalışma, üretkenlik ve moral için faydalıdır, ancak kesinlikle bazı zorlukları da beraberinde getirir. Şimdi, hibrit bir işyerinde Excel’in nasıl etkili bir şekilde ve yukarıdaki zorluklardan bazılarını çözebilecek şekilde nasıl kullanılacağına dair bazı ipuçlarına ve püf noktalarına bakalım.

Hibrit Bir İşyerinde Excel Nasıl Kullanılır

Excel, proje yönetimi, performans raporlaması, veri paylaşımı ve girişi, görev yönetimi gibi sayısız iş görevi için hala etkili bir araçtır – adını siz koyun! Ancak belirli hibrit işyeri zorlukları, Excel’in günlük işlemlerdeki etkinliğini engelleyebilir. Erişim sorunları, çalışanların verileri görmesini engelleyebilir. İletişim eksikliği, bazı ekip üyelerinin belirli güncellemeleri duymamasına neden olabilir.

Excel’i işyerinde etkin bir şekilde kullanmak için bazı en iyi uygulamalar – ipuçları ve püf noktaları:

1. “Gizle” yerine “Grup”u seçin

Excel’in “gizle” özelliklerini kullanmak caziptir. E-tablonuzu temizleyebilir ve gizli alanlar maskelenmiş ve yalnızca daha fazla ayrıntıya ihtiyaç duyduğunuzda erişilebilen verilere genel bir bakış sunabilirsiniz. Sorun şu ki, Excel’in bir çalışanın bilgiye erişme yeteneğini engelleyebilecek birçok “gizleme” özelliği vardır. Bir soru sormak için birinin masasına gitmek ya da gizli bilgilerin varlığını yüz yüze hızlı bir şekilde açıklığa kavuşturmak o kadar kolay olmadığından, bu özellikle hibrit çalışma çağında geçerlidir.

Erişim sorunlarını ve hatta olası yanlış hesaplamaları önlemek için bunun yerine “grup” seçeneğini seçin. Bilgileri ayırmaya devam edebileceksiniz ve ekip üyeleriniz belgenin belirli alanlarını genişletmeyi veya daraltmayı seçebilir.

2. “Sayfa Görünümü”nden Yararlanın

Karma bir çalışma modelinde, üzerinde çalıştığınız elektronik tabloya birden fazla kişinin, hatta bir üst düzey kişinin erişebildiği, birlikte yazılmış Excel belgelerini kullanabilirsiniz. Bir görevi tamamlayana kadar birinin sizi çalışırken görmesini istemiyorsanız, Excel Online’da Excel’in sayfa görüntüleme işlevini kullanın! Sayfa görünümüyle, elektronik tablonun yalnızca sizin görebileceğiniz bir sürümünü oluşturabilirsiniz.

3. Gerçek Zamanlı Düzenleme

Bir proje üzerinde gerçek zamanlı olarak işbirliği yaparak hibrit bir çalışma ortamında konum engellerini kaldırın. Ekip üyeleri, Microsoft 365’e bağlı oldukları sürece aynı belge üzerinde aynı anda çalışabilir.

4. Excel Kısayollarını Geliştirin

Bazı şirketler, evden çalışma modeline verimlilik eksikliği atfediyor. Çoğu durumda, bu doğru değildir; ancak çalışanlar teknolojiyle daha zor zamanlar geçiriyorsa olabilir. Kaybedilen zamanla mücadele etmek için şimdi Excel kısayollarını tazelemenin tam zamanı.

Bir görevi tamamlamak için farenizi birkaç kez hareket ettirip tıklamak yerine, bir veya iki tuşa dokunarak aynı sonucu elde ederek süreci hızlandırmak için kısayolları kullanın. Navigasyondan açma ve seçime kadar, birkaç kısayol ile günlük işlemlerinizde üretkenliği bulabilirsiniz.

5. Görevlerinizi Otomatikleştirin

Hibrit ortamlarda ortak bir zorluk, ekip genelinde işbirliği, katılım ve iletişim eksikliğidir. Gerçekten de, hem yöneticiler hem de çalışanlar ekip içinde yeterli iletişimi sağlamak için çaba sarf etmeli ve daha fazla zaman yaratmalıdır. Excel’deki görevlerinizi otomatikleştirerek buna daha fazla zaman ayırın.

VBA (Virtual Basic of Applications) aracı, her gün yaptığınız görevleri otomatikleştirmenize yardımcı olur. Bu, veri giriş sürecinizi saatlerden dakikalara kadar kısaltabilir ve hibrit çalışma modellerinin getirdiği zorluklarla başa çıkmak için daha fazla zaman bulmanıza yardımcı olabilir.

Sonuç

Excel, hibrit bir çalışma modelinde çalışan üretkenliğini ve memnuniyetini en üst düzeye çıkarmanıza yardımcı olabilir. Etkin bir şekilde kullanmak için ekibinizin kısayollardan, görev otomasyonundan ve ayrıca grup ve sayfa görünümü işlevlerinin farkında olduğundan emin olun.

Excel ile işinizi nasıl büyütebileceğiniz hakkında daha fazla bilgi edinmek mi istiyorsunuz? Hedeflerinizi nasıl destekleyebileceğimizi öğrenmek için bugün İ-Akademi ile iletişime geçin.

İleri Microsoft Excel Kursu hakkında detaylı bilgi almak için tıklayınız…

Güncel eğitim takvimini görüntülemek için tıklayınız…